Image by Steve Buissinne from Pixabay.com
Obowiązek korzystania z KSeF w firmach pozwoli na zautomatyzowanie obiegu faktur i zwiększenie przejrzystości podatkowej w naszym kraju. Aktualnie system ten jest dobrowolny, jednak ma się to zmienić już 1 lutego 2026 - w przypadku firm o obrotach większych niż 200 mln zł i 1 kwietnia 2026 - dla pozostałych przedsiębiorców. Pamiętajmy o tym, że odpowiednie przygotowanie biura rachunkowego do takich zmian poskutkuje usprawnieniem pracy i kontaktów z klientami. Co jest najważniejsze podczas wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur w biurze rachunkowym? O czym powinniśmy wiedzieć?
Aby prawidłowo korzystać z KSeF w biurze rachunkowym, konieczne jest zarządzanie uprawnieniami. Bez nadania uprawień nie ma mowy o tym, aby biuro rachunkowe korzystało z KSeF w imieniu klienta. Ministerstwo Finansów wskazało 3 najważniejsze rodzaje uprawnień, a mianowicie:
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową firmą dysponuje pełnym zakresem uprawnień - wystarczy zalogować się w KSeF za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Z kolei w spółkach nieposiadających elektronicznej pieczęci kwalifikowanej z NIP-em trzeba złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Ogromnym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest program do faktur KSeF od wFirma, który pozwala sprawnie wystawiać faktury ustrukturyzowane. W przepisach określono kwestie delegowania uprawnień w tym zakresie. To oznacza, że przedsiębiorca może nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym lub upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot (dzięki temu pracownicy biura mają prawo do tworzenia faktur w KSeF). Co jest lepszym rozwiązaniem? W praktyce ciekawszym wyborem jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. To sprawia, że możliwe jest samodzielne przypisywanie dostępów pracownikom bez potrzeby angażowania klienta. Warto zauważyć, że system wFirma dla biur rachunkowych pozwala nadawać uprawnienia z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF - to kolejne ułatwienie dla każdej strony.
Przedsiębiorca nie musi dostarczać mailowych lub papierowych dokumentów, a księgowy może samodzielnie pobierać faktury kosztowe z systemu. Nie bez znaczenia jest też strukturyzacja faktur w ustandaryzowanym formacie i ich przechowywanie w KSeF przez 10 lat. Integracja oprogramowania wFirma z KSeF sprawia, że faktury są automatycznie importowane jako wersje robocze. System eliminuje błędy ludzkie i identyfikuje dane z dokumentów bez potrzeby użycia OCR. W efekcie przedsiębiorcy mogą zatwierdzać lub odrzucać faktury i dodawać komentarze. Jak uniknąć problemów z kwalifikacją wydatków? W tym celu pomocne jest edukowanie klientów, aby rozdzielali zakupy prywatne i firmowe, dzięki czemu cały proces księgowania przebiegnie sprawnie i bez korekt.
Gdy wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, każdy przedsiębiorca będzie musiał tworzyć faktury w tym systemie. Wszelkie błędy będą wymagały korekty, dlatego dobrym rozwiązaniem jest buforowanie faktur (przygotowanie ich w wersji roboczej, która zostanie sprawdzona przed wysyłką). Biuro rachunkowe powinno wspierać klientów, zapewniając im dostęp do platformy do fakturowania, gdzie będzie można samodzielnie sporządzać dokumenty i kontrolować ich poprawność przez przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Co istotne, w systemie wFirma bez problemu aktywujemy opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po zweryfikowaniu, dokumenty prześlemy do KSeF i pobierzemy urzędowe potwierdzenie odbioru (czyli UPO).
