KSeF - co warto wiedzieć?

KSeF, czyli Krakowy System e-Faktur, jest ogólnopolskim programem informatycznym, który pozwala przedsiębiorcom wystawiać i otrzymywać faktury strukturalne w jednym miejscu. System ten został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów i już od dłuższego czasu wzbudza ogromne zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Jeśli już teraz skorzystamy z systemu, będziemy mogli liczyć na dodatkowe korzyści podatkowe! Co jeszcze trzeba wiedzieć o KSeF? Czym cechuje się ten program i jakie daje możliwości?

KSeF - Krajowy System e-Faktur

Wiemy już, że Krajowy System e-Faktur to nowoczesny program komputerowy, pozwalający na generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W jakim celu wprowadzono ten program? Co ciekawe, najistotniejszym założeniem jest tutaj centralizacji procesu rejestracji faktur za pomocą skierowania ich do jednego miejsca. To oznacza, że systemy fakturowania i księgowości zostają połączone z KSeF, zapewniając przesyłanie faktur sprzedaży poprzez ten program. Nie zapominajmy także o tym, że KSeF pozwala odbierać faktury przez te systemy księgowe, które wcześniej przeszły już przez system! Poza tym z powodzeniem skorzystamy z funkcji zarządzania uprawnieniami, tak aby zabezpieczyć dostęp do ważnych danych. Więcej informacji na ten temat znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy. 

Kiedy obowiązkowy KSeF?

Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem dla przedsiębiorców? Okazuje się, że aktualnie można dobrowolnie korzystać z platformy, co daje dużą swobodę przedsiębiorcom. Jeszcze jakiś czas temu słyszeliśmy, że KSeF miało stać si obowiązkiem od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 dla nievatowców. Jednakże na początku 2024 oku Ministerstwo Finansów poinformowało nas o tym, że termin obowiązkowego korzystania z KSeF zostaje przesunięty do końca roku, przy czym ostateczne terminy wejścia w życia obligatoryjnego KSeF poznamy na przełomie kwietnia i maja tego roku! Warto zatem na bieżąco obserwować doniesienia w tym zakresie, tak aby działać zgodnie z nowymi wymaganiami. 

Istotne informacje o KSeF

Co jeszcze powinniśmy wiedzieć o tym systemie? Ustawa o VAT wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy każdego. Trzeba zauważyć, że Ministerstwo Finansów daje możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF osobom prywatnym. W tj sytuacji faktury mają zostać oznaczane kodem QR, ktry ma pozwalać na anonimowy dostęp do faktury w Aplikacji Podatnika KSeF. Pamiętajmy także o tym, że minister właściwy do do spraw finansów publicznych może określić (za pomocą rozporządzenia) przypadki udokumentowanych dostaw towarów, w których podatnik nie będzie musiał wystawiać faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Podczas wydawania rozporządzenia, uwzględnianie są następujące przesłanki:

• Możliwości techniczno-organizacyjne, dotyczące dokumentowania czynności przez podatnika
• Konieczność zapewniania szczególnych sposobów dokumentowania danych czynności
• Specyfika niektórych działalności, dotycząca liczby i rodzaju czynności wymagających udokumentowania
• Konieczność przeciwdziałania nadużyciom, które mogą wynikać z unikania prawidłowego dokumentowania czynności przez podatnika itp. 

Krajowy System e-Faktur daje przedsiębiorcom możliwość wystawiania faktur strukturalnych w formacie XML, poprzez zintegrowany program finansowo-księgowy. System ma na celu sprawdzać, czy dokumentacja jest zgodna ze standardami oraz nadaje jej unikalną numerację. Z kolei wystawca uzyskuje dostęp do UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru. Nie bez znaczenia jest też to, że odbiorca dokumentu ma do niego dostęp przez uwierzytelnienie się w systemie lub podanie danych, związanych z fakturą (jest to tak zwany dostęp anonimowy).

KSeF to narzędzie, które już teraz interesuje szerokie grono przedsiębiorców. Termin obowiązkowego korzystania z KSeF jest obecnie przesuwany, dlatego należy na bieżąco śledzić doniesienia w tym temacie. Faktem jest, że Krajowy System e-Faktur może stanowić duże ułatwienie dla wielu przedsiębiorców.